Conception et réalisation d'une base des données pour la gestion des Clients cas de l'hôtel GLODI VIP RDC/KISANGANI

EPIGRAPHE 

« La programmation en visuel basic est amère lors qu’on ne maitrise pas l’algorithme et les codes sources de langage de programmation objet orienté »

Joseph AKHUDI DUDU

DEDICACE

À vous nos Parents; Guillaume ARAKAYO DUDU et Etymirate ASIBHUNA pour tant de privations et sacrifices consenties avec tant d'affection et abnégation.

À notre Abbe Christophe  TANZITO pour avoir contribué à la quasi-totalité de cette œuvre  depuis de nombreuses années. Recevez nos très sincères remerciements que Dieu de l’Esperance vous comble de joie et de paix dans la foi. Que le Saint-Esprit vous protège durant toute votre vie.

Joseph AKHUDI DUDU

REMERCIEMENTS

Le travail réalisé au terme de ce cycle de graduat n'est qu'un travail de recherche qui nous a ouvert la porte à l'approfondissement de certaines connaissances dans la conception et la réalisation d'un système d'information. La réalisation de cette œuvre aurait été presque impossible si nous n'avions pas eu à bénéficier du concours de plusieurs personnes, Qu'il nous soit ainsi permis ici de leur exprimer nos sentiments de profonde gratitude ;

Nos remerciements s'adressent au Professeur PAUL VITAMARA MASINGO et l’Assistant BAKA LEKA BRIJINEV respectivement au Directeur et Encadreur dudit travail qui ont bien voulu accepter de nous accompagner dans cette épreuve a l'instar de leurs multiples occupations, tout en reconnaissant par ailleurs que leurs observations et suggestions nous ont été très constructives et cette œuvre a pu être effective.

Nous remercions également toutes les autorités académiques de l’institut supérieur pédagogique de KISANGANI et tous les Assistants, Chefs de travaux et Professeurs, pour leur encadrement durant trois ans de formation au sein de l’institut Supérieur Pédagogique de Kisangani.

À mes grands frères Innocent  ARAKAYO, suroiki MANDRE, Etienne TAKIPI, Chrysostome THOMES, Kamissi AGAMA pour toutes vos bienfaisances innombrables faites à notre égard, vous êtes incomparable et exceptionnelle.

À vous mes Jeunes-sœurs et frères : Marie-Hélène TAVEKO et Bienvenue LIKAYO, Stephan NGONA, NGABHU, joseph ANDABHATI, dieu merci ALOMBO

Nos remerciements s’adressent au fondateur de l’hôtel GLODI-VIP monsieur type TAMBWE et le gérant olivier PANDA pour leur accueil au sein cette entreprise

          Gratitude a toutes (tous) nos amis(es), condisciples, camarades de promotion qui ont eu à partager et à échanger avec nous pendant ces moments inoubliables,

Il nous serait ingrat de terminer cette page sans pour autant remercier ceux qui nous ont assisté sur le plan matériel, financier que moral : Abbé Christophe TANZITO, le patriarche Etienne TAKIPI, et maman Monique LATIWA À toute personne ayant contribué de près ou de loin à la réalisation de cette œuvre, à travers ces lignes, trouve l'expression de nos sentiments de profonde gratitude.

                                                   Joseph AKHUDI DUDU

SIGLES ET ABREVIATIONS

a.     PHOT: Plan d'hôtel

b.     BULPO: Bulletin police

c.     FACT: Facture

d.     RAP : Rapport

e.     REG : Registre

f.      ULT : Unité logique de traitement

g.     MCD : Modèle conceptuel de données

h.     MCT : Modèle conceptuel de traitement

i.       MOD : Modèle organisationnel de données

j.       MOT : Modèle organisationnel de traitement

k.     MLD : Modèle logique de données

l.       MLDB : Modèle logique de donnée brutes

m.   MLDN : Modèle logique de données normalisées

n.     MLT : Modèle logique de traitement

o.     MPD : Modèle physique de données

p.     MPT : Modèle physique de traitement

q.     SCD : Schéma conceptuel des données

r.      MEA : Modèle entité-association

s.     MER : Modèle entité-relation

t.      SGBDR : Système de gestion de base de données rationnel

u.     BD : Base de données

v.     VB : Visual basic

w.    MERISE : Méthode d'Étude et de Réalisation en Informatique Pour Système d'Entreprise

x.     FN : Forme normale

y.     HGH : hôtel GLODI VIP

z.     L et D de Naissance : Lieu et date de naissance

aa. CAR : Caractère

bb. AJ : Ajouter

cc.  SP : Supprimer

0.0.  INTRODUCTION

0.1 Problématique

                Depuis un certain temps, l’État Congolais cherche toujours à améliorer la capacité de son administration à travers les conditions de vie professionnelle de ces agents et la qualité de services rendu par son administration. C’est ainsi que le comité de gestion de l’hôtel GLODI VIP qui est une entreprise privée cherchait aussi à améliorer la qualité de ces services à travers un instrument de pointe et la mise en place de système informatique plus performent pour le traitement des informations qui est aujourd’hui appelé l’Ordinateur avec sa cellule informatique. Nul n’ignore que l’informatique demeure aujourd’hui un outil performent de traitement des informations Dans cette domaine, plusieurs analyses et recherches se sont précédés vue sa pertinence et son importance scientifique.

                Pendant un certain moment le comité de gestion de cette entreprise voulait mettre en place un système informatique de la gestion automatisée pourra répondre aux exigences et difficultés rencontraient par ses différents service mais ce projet était tombé en échec cela émanait de manque des informaticiens qualifiés. Aujourd’hui à l’occurrence de notre passage remarquable en qualité de chercheur au sein cet hôtel après notre  analyse et étude de flux d’informations dans ses divers services qu’il organise dans son sein ,nous sommes rendu compte qu’il serait possible de mettre en place des systèmes informatiques dont notamment la conception et la réalisation d’une base des données pour l’identification  des clients de ses services d’une manière continue, sans redondance et chronologique ; Seule la base des données ne suffirait pas d’où la nécessité de combiner l’accès avec visuel basique dans le but d’avoir un dizaine parfait et un fichier exécutable pourrait parfaitement répondre mémorablement aux besoins des utilisateurs.

                L’informatique couvre pratiquement tous les domaines d’activité humaine aujourd’hui grâce à son outil de prédilection qui est l’ordinateur, Celui-ci est en effet programmable et doté d’une puissance de calcul vertigineuse ainsi que d’une capacité de stockage illimitée des données.

                En bref le traitement automatique des données par l’ordinateur est entrain de conquérir le traitement manuel de l’information dans toutes les organisations y compris les entreprises privées que publiques de l’état

                Dans le siècle présent dénommer celui de la nouvelle technologie de communication et de l’information dont la République Démocratique du Congo se fixe comme slogan qui encadre avec la vision de chef de l’état qui est «  la révolution de modernité » c’est dans cette optique que nous abordions notre sujet de recherche basé sur les besoins de s’informer et de former en temps optimal rapidité, la souplesse et la fiabilité des informations s’inscrivent parmi les atouts de traitement de l’information dont l’ordinateur est un outil privilégié.

Il est vrai que, les difficultés que connait l’hôtel GLODI VIP à propos de la gestion de ses clients suite à ses travaux manuels font courir souvent des risques dont notamment :

·       les erreurs commises lors de l’enregistrement des données,

·       l’incertitude d’identifier certaines orthographes manuscrites,

·       la perte de certaines informations confidentielles et difficultés dans le classement des archives, le manque des données sur la situation de l'hôtel au temps prévu tels que ;

·       le nombre des clients journalier par l’étage

      C’est ainsi que ladite entreprise avait du mal à contrôlée et comptabilisé ses recettes journalière chaque fois qu’il fallait feuilleter les documents et faire une comptabilité en main libre cette forme de travail causé souvent des préjudices, c'est pourquoi, le choix d'un système informatique avec ses influences devant permettre l’automatisation de système comptable et la facilité  d’identifier les clients par apport à leur appartement qu’ils occupe.

      Malheureusement pour la plus part des entreprises dans les pays sous-développés en générale, et particulier des entreprises privées congolaises ne bénéficient pas des bienfaits de l’automatisation et ceux-ci pour de raison ci-après :

·       Le cout élevé de matériel informatique ;

·       L’absence des personnes suffisamment informées du bienfait de l’automatisation ;

·       L’absence des personnes formées pour la mise en place de système informatique tel que la conception de base des données, la conception de programme avec les différents langages de programmation capable de répondre aux besoins de l’entreprise.

      De ce qui précède, nous nous sentons obligé de se poser des questions afin de permettre quelques pistes des solutions dans le but de bien développer la suite de cette recherche: 

1.     Comment pouvons-nous aider l’hôtel GLODI VIP à surmonter ses faiblesses dans la gestion des clients ?

2.     Quel type de système va-t-elle répondre à l'administration de ses clients ?

3.     Comment conserver et sécuriser des informations lorsque celles-ci requièrent une certaine confidentialité ?

0.2. Hypothèse

                Selon CLAUDE BERNART cité par le professeur VITAMARA (2013-2014) «l’hypothèse est une réponse provisoire à une question posée qui nécessite une réponse momentanée dont son affirmation ou affirmation sera après la vérification d’effet sur terrain » L’introduction de cette partie peut se faire selon   , une hypothèse est une proposition des réponses anticipées aux questions posées, qui seront vérifiées au cours de la recherche, elle tend à formuler une relation entre les positions significatives même au plus moins précises ; elle permet de les interpréter et leur donne une signification véritable qui constituera un élément passable de la théorie^[1]

      En rapport avec les problèmes que connaît la gestion de l’hôtel GLODI VIP et compte tenu de ses objectifs, nous formuler les hypothèses suivantes :

1)    La conception d’un nouveau système d’information pour la gestion des clients serait la solution éventuelle pour pallier aux problèmes de l’hôtel GLODI.

2)    Le développement  d’une application sur L’implantation d’une base des données en interaction en visuel basic pour l’identification des clients par étage  serait la solution éventuelle pour pallier aux problèmes de l’hôtel GLODI. Partant de ce système permettrait la sécurisation des informations et l’authentification des informations d’une manière automatique

Partant de ces hypothèses, nous nous fixons les objectifs suivant.

0.3. OBJECTIFS DU TRAVAIL

Dans le cadre de cette monographie, nous nous fixons deux objectifs finalités biens précis:

1.     Concevoir un système d’information qui pourrait aider l'hôtel GLODI-VIP à bien gérer les informations avec efficacité et efficience.

2.     Mettre en œuvre une application pour gérer les clients  d’une manière automatique.

0.4 CHOIX ET INTERET DU SUJET

a. Choix  du sujet

Etant informaticien de formation, il est de notre devoir de parler de l’information dans l’optique de la gestion, et aussi passionné du développement des applications, nous ne voyons autre choix.

b.  Intérêt du sujet

Notre sujet a pour intérêts :

ü la recherche scientifique pour l’obtention d’un diplôme de gradué en informatique de gestion et

ü la réalisation d’un ouvrage informatique de référence pour les générations futures.

Ainsi, nous avons pensé intituler notre travail à ces termes : « la Conception et la réalisation d’une base des données pour l’identification des clients Cas de l'Hôtel GLODI-VIP de 2012 à 2014 »

0.5. DELIMITATION DU SUJET

Tout travail scientifique doit être limité pour des raisons de précision, en conséquence notre étude est menée  au sein de l'hôtel GLODI-VIP qui a son siège dans la ville de Kisangani, toutefois les informations récoltées concernent la gestion des clients uniquement.la pertinence du sujet exige la délimitation dans le temps et dans l’espace.

-        Dans le temps : ce travail couvre la période allant de 2012 à 2014;

-        Dans l’espace : notre champ d’investigation est le l'hôtel GLODI-VIP, situé dans la ville de Kisangani, en République Démocratique du Congo. en Province Orientale dans la commune Makiso avenue Kitima numéro 2

0.6. ETAT DE LA QUESTION

En se réfèrent de l’initiation à la recherche scientifique qui stipule que tout Chercheur avant d’aborder sa recherche il doit d’abord lire les travaux effectués par ses prédécesseurs enfin d’avoir l’idée générale sur les différentes facettes des sujets traités dans le but d’aborder le leur d’une manière ou autre enfin d’en ajouter un de plus sur ce qui manquait c’est ainsi qu’il était évident que nous parcourrions quelques monographies et mémoire réalisées par nos ainés scientifiques  Nous pouvons cités le travail de fin cycle.

Déjà réalisé par, TSHIYOYO BISERA¹dans son analyse sur conception et réalisation d’une base des données pour la gestion des informations de recrutement des candidats dans une entreprise et lorsqu’il s’intéresse de recrutement des candidats à l’OVD. Il a abouti en disant que le système manuel place au sein de l’OVD avait des faiblesses dominats sur le point forts. Pour y parvenir, il s’est avéré nécessaire de proposer un nouveau système de traitement de l’information et par conséquent d’informatiser la gestion.

          Ainsi nous pouvons citer, étudiant NGONA KOBINAMA² de l’informatique de gestion de l’ISP-BUKAVU lors de son étude sur conception et réalisation d’une base des données pour la gestion de réservation des chambres et quand il s’occupe de réservation des chambres à l’Hôtel de BUTEMBO ‘’HB’’ a conclu de la sorte que le système des points faibles dominants sur les points forts. Pour pouvoir y remédier, il est donc avéré nécessaire de proposer un nouveau système de traitement d’information qu’il est l’informatisé la gestion. Sa brève conclusion s’est focalisée en disant que le système manuel ne doit jamais exclure le système automatique car tous les deux sont intimement liées à l’absence de l’un l’autre semble être inopérant ;

0.7. METHODES ET TECHNIQUES

A. Méthodes         

Une méthode est un procédé à suivre pour atteindre un but, elle est aussi une démarche de l’esprit. Aussi selon DESCARTES, la méthode est un ensemble des règles pour bien conduire sa pensée³_.

J. OTEMIKONGO MANDEFU^[2], ajoute que la méthode est conçue comme un moyen rationnel de parvenir à un but, sans commettre d’erreur. On cherche à garantir que l’objectif sera atteint avec efficacité et avec effort minimal.

Hormis la méthode MERISE qui étant une des méthodes d’analyse, de conception et de réalisation des systèmes informatiques[3] laquelle nous a permis d’analyser les données et  les traitements du système d’information et de mettre en place un nouveau système reposant sur une base de données, nous avons jugé bon de la combiner avec les méthodes suivantes :

1.   Méthode Analytique : Elle consiste à décomposer les éléments d’un système afin de mieux les définir, tel a été notre cas ;

2.   La méthode structuro-fonctionnelle : Cette méthode est celle qui montre la structure de l’entreprise et comment celle-ci fonctionne. Quant à cette monographie, cette méthode nous a permis de connaitre et comprendre la structure et le fonctionnement de l'hôtel GLODI-VIP afin d’expliquer le déroulement et l’accomplissement de certaines tâches.

3.   Méthode historique : Elle nous a permis de nous référer au passé de l'hôtel GLODI-VIP pour bien appréhender sa situation actuelle.

B. Technique

      La technique doit avoir deux approches celui de récolter des données et de traitement des données.

Ø  Technique de récolter des données nous avons utilisés technique documentaire et l’observation direct désengagé.

Technique de traitement des données, nous avons fait analyse du contenu et interview nos structure à travers interprétation.

BRIMO définit la technique comme l'outil pour concrétiser l'investigation

C. Technique Documentaire

      Cette technique nous a permis de consulter les différents documents susceptibles de continuer l'information concernant notre travail, collection des données utiles à notre étude à partir des TFC, Monographie, Ouvrage, Revue, etc.

D. Technique d'Interview :

      Elle consiste d'aller vers toute personne susceptible de détenir une information intéressante pour la concrétisation d'un travail moyennant de Question-Réponse. Cette méthode nous a servi de nous entretenir avec le gérant de l'hôtel et les différents personnages.

e. Délimitation du sujet

Notre sujet est subdivisé à trois parties

Il sujet respecte les critères qu’il faut pour qu’un sujet soit appelé scientifique

1.     La délimitation thématique

Dont la thématique intitule la conception et la réalisation d’une base des données pour, la gestion des fichiers et nous considérons notre population d’étude comme les clients, La délimitation spatiale  serait KISANGANI et la délimitation spéciale  de 2012 à 2014

f. La subdivision du travail

Notre travail est subdivisé à quatre chapitres hormis l’introduction et la conclusion

ü  Le premier parle sur la revue de la littérature

ü  Le deuxième est la présentation générale de l’hôtel GLODI - VIP

ü  Troisième chapitre se focalise sur l’Analyse de l’existant

ü  Le quatrième parle d’implantation d’une base des données

Hormis la partie introductive qui est l'orientation globale de ce travail et la conclusion, le présent travail est subdivisé en deux grandes  parties morcelées en quatre chapitres qui sont les suivantes:

ü La première partie intitulée « Cadre théorique du travail » comprend deux chapitres énumérés comme suit :

·   Le premier chapitre intitulé : « Revue de la littérature » où sera présenté théoriquement le présent travail.

·   Le deuxième chapitre intitulé : «étude préalable et analyse » ici nous parlerons  de l'entreprise GLODI VIP qui est notre cible de recherche et il va la présenter d'une façon détaillée.

ü La deuxième partie intitulée « le cadre pratique du travail » qui est subdivisée aussi en deux chapitres qui sont :

· Troisième chapitre intitulé « Analyse de l’existant ». Celui-ci va faire une étude assidue d’information en vogue de l’hôtel et des documents que ce dernier utilise  dans sa gestion quotidienne ;

· Quatrième chapitre intitulé « l’implantation d’une base des données »

        Dans ce chapitre, il sera question debrosser les possibilités

D'automatisation du Système d'Information futur et aboutir à la création de la base de données, à l'établissement des relations qui existent entre les entités de cette base de données au niveau physique et  l'application informatique y relative.

Première partie : CADRE THEORIQUE DU TRAVAIL

Premier Chapitre : la revue de la littérature

1.1. DEFINITION DES CONCEPTS

I.1.1 CONCEPTION

La conception est une phase initiale de la création ou de la mise en œuvre (quelque chose).

I.1.2 REALISATION

La réalisation est une mise en œuvre concrète ; action de réaliser, de concrétiser, d'exécuter.

I.1.3 GESTION

La gestion est l’action de gérer[4]. Selon Morvan P., la gestion est un terme générique désignant l’ensemble des applications de l’informatique aux tâches administratives.

Elle est en outre définie comme un ensemble des applications de l'informatique aux tâches administratives et industrielles susceptible d'être automatisée.

I.1.4 HOTEL

L’hôtel est un établissement offrant à la location des chambres ou appartements à la journée ou pour une autre durée déterminée.

I.1.5  CLIENT 

Le client est une personne qui recourt à des services contre paiement.

1. I.6. BANQUE DE DONNEES

La banque de données est l’ensemble d’informations directement exploitable et recouvrant un domaine particulier des connaissances.

1.2. NOTION SUR LA BASE DES DONNES

I.2.1. Définition

Une  base de données peut se définir de plusieurs façons, mais nous focalisons sur:

-      Une base de données (BD en sigle) est une entité dans laquelle il est possible de stocker des données de façon structurée et avec le moins de redondance possible. C’est un logiciel spécifique permettant de décrire, de manipuler ainsi que de traiter des ensembles d’informations en assurant la sécurité, la confidentialité et l’intégrité. Ensemble cohérent, intégré, partagé de données structurées défini pour les besoins d’une application[5].

-      En anglais : data base ; est un outil permettant de stocker et de retrouver l'intégralité de données brutes ou d'informations en rapport avec un thème ou une activité ; celles-ci peuvent être de natures différentes et plus ou moins reliées entre elles.^[6] C’est l’endroit qui est constituée pour les stockages de toutes les informations concernant l’automatisation d’un système, ces informations sont très structurées, et la base est localisée dans un même lieu et sur un même support

^-         Une base de données est un « conteneur » stockant des données[7] telles que des chiffres, des dates ou des mots, pouvant être retraités par des moyens informatiques pour produire une information ; par exemple, des chiffres et des noms assemblés et triés pour former un annuaire. Les retraitements sont typiquement une combinaison d'opérations de recherches, de choix, de tri, de regroupement, et de concaténation[8].

-      Base de données informatisée : est un ensemble structuré de données enregistrées sur des supports accessibles par l’ordinateur, représentant des informations du monde réel et pouvant être interrogées et mise à jour pour une communauté d’utilisateurs.

-      Banque de données : c’est l’ensemble d’informations directement exploitable et recouvrant un domaine particulier des connaissances.

Ces données doivent pouvoir être utilisées par des programmes, par des utilisateurs différents. Ainsi, la notion de base de données est généralement couplée à celle de réseau, afin de pouvoir mettre en commun ces informations, d’où le nom de  base. On parle généralement de système d’information pour désigner toute la structure regroupant les moyens mis en place pour pouvoir partager des données.

I.2.2. CRITERES D’UNE BASE DE DONNEES

-      Exhaustivité : implique que l’on dispose de toutes les informations relatives au sujet donné.

-      Non redondance : implique l’unicité des informations dans la base de données. En général, on essaie d’éviter la duplication des données car cela pose de problème de cohérence lors des mises à jour de ces données.

-      Structuration : implique l’adaptation du mode de stockage des renseignements aux traitements qui les exploiteront et les mettront à jour ; ainsi qu’au cout de stockage de ces enseignements dans l’ordinateur.

I.2.3. SYSTEME DE GESTION DE BASE DES DONNEES^[9]

Un système de gestion de base des données (SGBD) est un logiciel qui permet de stocker des informations dans une base des données. Un tel système permet de lire, écrire, modifier, trier, transformer ou même imprimer les données qui sont contenues dans la base de données.

Parmi les logiciels les plus connus, il est possible de citer :

Oracle, édité par Oracle Corporation, est un SGBDR payant. Son coût élevé fait qu'il est principalement utilisé par des entreprises. Oracle gère très bien de grands volumes de données. Il est inutile d'acheter une licence oracle pour un projet de petite taille, car les performances ne seront pas bien différentes de celles de MySQL ou d'un  autre SGBDR. Par contre, pour des projets conséquents (plusieurs centaines de Go de données), Oracle sera bien plus performant.

MS Access ou Microsoft Access est un logiciel édité par Microsoft (comme son nom l'indique…) Par conséquent, c'est un logiciel payant qui ne fonctionne que sous Windows. Il n'est pas du tout adapté pour gérer un grand volume de données et a beaucoup moins de fonctionnalités que les autres SGBDR. Son avantage principal est l'interface graphique intuitive qui vient avec le logiciel.

SQLite a comme particularité de ne pas utiliser le schéma client-serveur utilisé par la majorité des SGBDR. SQLitestocke toutes les données dans de simples fichiers. Par conséquent, il ne faut pas installer de serveur de base de données, ce qui n'est pas toujours possible (certains hébergeurs web ne le permettent pas). Pour de très petits volumes de données, SQLite est très performant.

MySQL est donc un Système de Gestion de Bases de Données Relationnelles, qui utilise le langage SQL. C'est un des SGBDR les plus utilisés. Sa popularité est due en grande partie au fait qu'il s'agit d'un logiciel Open Source, ce qui signifie que son code source est librement disponible et que quiconque qui en ressent l'envie et/ou le besoin peut modifier MySQL pour l'améliorer ou l'adapter à ses besoins. Une version gratuite de MySQL est par conséquent disponible. À noter qu'une version commerciale payante existe également.

DEUXIEME CHAPITRE : ETUDE PREALABLE ET L’ANALYSE

II.1. PRESENTATION DE L'HOTEL GLODI

                L’étude de préalable consiste à prendre l’entreprise en se battant sur son historique, la manière dont elle est organisée, ses objectifs, ses savoirs en terme personnels, matériel, le moyen financier qu’elle détienne en tout en les analysant, les critiques si possible et leur proposer des solutions manuelles ou automatiques

II.1.1. SITUTATION GEOGRAPHIQUE DE L’HOTEL

                L’hôtel GLODI VIP ne mérite pas d’être un hôtel de cinq étoiles pour des raisons d’évolutions technologiques, il est situe dans la ville de Kisangani, en république démocratique du Congo, il est situé dans la commune MAKISO sur l’avenu KITIMA, N°2, sur la route TP.

·       Au nord par la faculté des sciences

·       Au sud par le marché central de Kisangani

·       A l’est par la maison STELAKE

·       A l’ouest par l’agence de voyage la vie est un combat

II.1.2 APPERCU HISTORIQUE

          Hôtel Glodi VIP est une entreprise privée d’un diamantaire monsieur TYPE TAMBWE, le promoteur avait acheté un terrain vide entre les mains des occupants une année après il décide de commencer la construction de cet ‘hôtel sous ses fonds propres, la construction de ce gigantesque immeuble à durer  5ans il sera inauguré d’ici en  2015 et voilà aujourd’hui il est considéré comme l’un de bijou.

                L’hôtel Glodi -vip est un hôtel de trois niveaux plus un raide chaussé, il a cent-trente-deux chambres réservées à ses clients l’hôtel Glodi continu sa construction suite à sa diversité des activités pour ses clients et ils sont attirés par le meilleur service qui est rendu à leur faveur.

 

 

 

II.1.3. OBJECTIF DE GLODI VIP

L'hôtel Glodi est un établissement offrant un service d'hébergement payant et il offre aussi plusieurs autres services à sa clientèle, tels que le restaurant, un mini bar, le cybercafé, salle de réunion et conférence, etc.

II.1.4. STRUCTURE FONCTIONNELLE

A.    Le PDG 

Président Directeur général donne des ordres à suivre au gérant de l'hôtel en vue de la bonne marche de ses affaires.

B. LE GERANT

                Fait appliquer les méthodes qui lui sont transmises par son patron enfin de le transmettre fidèlement à ses subalternes, Selon les réalités de ses services qu’il gère et son rôle secondaire et d’apporter des innovations dans la perspective de maximiser les recettes de l’entreprise en concomitance avec les réceptionnistes. Il surveille toutes les activités de l'hôtel et s'assure de sa bon fonctionnement chaque fois il transmet. Le rapport général de l'hôtel au PDG avec les détails suivants ;

Ø  Il suit d'un jour à l'autre les activités de tout le secteur de gestion,

Ø  Il rédige chaque mois un rapport détaillé sur la vie de l'entreprise,

Ø   Il tient à jour tous les documents relevant des taxes et autres obligations de l'entreprise, Il vérifie l'exécution des tâches ou programmes de fonctionnement dans les départements de l'hôtel,

Ø  Il informe la direction générale des problèmes rencontrés,

Ø  Il supervise directement les services d'identification des clients et de leur logement,

Il détient les documents relatifs aux clients et en assure le suivi en ce qui concerne : leur logement, évolution (séjour) et leur facturation.

C. LE SERVICE DE LA RECEPTION

La réception est considérée comme le centre de l'hôtel, c'est là que se fait toutes les transactions : accueil des clients, le tarif de chambres et  la disponibilité des clients. Le réceptionniste comme son nom l'indique est à la réception pour accueillir les clients. Il travaille 24 heures sur 24 en adoptant un système de relais (deux réceptionnistes le matin et deux le soir) il se consacre également aux tâches administratives et commerciales : le planning des réservations, les relations avec les agences de voyages, le secrétariat de l'accueil, la vérification de la caisse...

C’est à lui de savoir vendre  " les gros clients " (agences, tour-opérateur...) les qualités de son hôtel, d'anticiper une période de creux, de partir à la recherche de la clientèle ou encore d'être en bonne relation avec les concurrents pour se rendre des services, en cas de surréservation par exemple et ainsi de pouvoir s'adresser mutuellement des clients en surnombre. Le réceptionniste remplit souvent des responsabilités (en l'absence du directeur de l'hébergement, il peut être considéré comme le bras droit de gérant): Le Chef de chambre s'assure du nombre de logés dans tout le centre il Exécute l'ordre du gérant pour loger ou montrer au client où il va se loger au sein de l’hôtel, son rôle de  Montrer les petits documents aux clients ; lesquels les clients doivent se faire enregistrer  il S'assure de la propreté des chambres par le truchement du chargé de propreté,

Est le pont entre clients et autres services du centre (restaurant, salle de conférence,...)

Le Chef de la salle de conférence

Fait respecter les heures d'occupation de la salle et suit de près toutes les activités qui s'y déroulent.

D. LE RESTAURANT ET BAR

Il est dirigé par un barman, son rôle est de multiplier le climat de l’ambiance et proposer à la clientèle de se détendre autour d'un verre avant le repas ou avant de regagner leur chambre. Il est spécialiste de la préparation de cocktails, Shaker à la main, le barman confectionne les cocktails commandés par les clients pour répondre à leur besoin, Toutes les demandes des clients sont résolues par celui-ci  , il connaît comment classifier le dernier cocktail à la mode et les habitudes de la clientèle étrangère, La notoriété d'un bar ne se mesure pas seulement de la qualité des consommations, ou " marche " mais c’est lorsque  les clients se sentent accueillis, quand ils y trouvent une ambiance propice à l'intimité ou, au contraire, à la fête. Il veille à la qualité de cette ambiance, en dialoguant avec les consommateurs et en les mettant à l'aise, son rôle est gérer l'approvisionnement de ses stocks en informant tout manquement à la réception.

E. Le service de restaurant 

          Il  tient la nourriture prête à tout moment à la disposition de tous les clients au sein de l'hôtel et il dépend directement du gérant.

F. SERVICE D'ENTRETIEN

Le service d'entretien est composé de tout le personnel d'entretien, il est dirigé par le gérant qui confie les tâches et donne toutes les instructions nécessaires au bon fonctionnement de ce service.

L'ouvrier d'entretien assure le nettoiement, l'entretien des différents matériaux indispensables au fonctionnement de l'hôtel, Il entretient régulièrement les matériels de nettoyage et veille à leur état de bon fonctionnement. Il veille également à la continuité du fonctionnement des installations de l'hôtel et signale tout dysfonctionnement qu'il constate. Il effectue aussi des travaux de maintenance de premier niveau (réparation de prises électriques arrachées, vitres brisées, huisseries défectueuses, tuyauteries abîmés ...).

G.BUANDERIE

Se charge de la propreté des vêtements des clients qui veulent en supporter le coût. Ce service s'occupe aussi du nettoyage d'autres habits, draps, serviettes,...

Les lingères sont responsables de l'entretien des linges de l'hôtel. Elles rassemblent et comptabilisent le linge sale que apportent les chargés de chambre pour ensuite les confier à la buanderie, quand le linge les revient propre, elle le compte et le contrôle afin de voir s'il y a des travaux de couture à effectuer avant de le redistribuer au personnel des étages. Elles se chargent entre autre du repassage

Pour les clients et elles peuvent aussi s'occuper de l'entretien des uniformes du personnel de l'hôtel.

H.  JARDINAGE 

Les jardiniers réalisent des travaux d'aménagement et d'entretien des espaces non-bâtis : plantation, ramassage de feuilles, débroussaillage, arrosage, tailler les fleurs et la pelouse. Ils entretiennent le matériel d'intervention (tondeuse, débroussailleuse), effectuent les travaux d'infrastructure comme le terrassement, le baillage. Ils consignent tous ses travaux pour en rendre compte au réceptionniste et participer lorsque cela est nécessaire aux travaux exceptionnels liés aux intempéries.

I. GARDIENNAGE

L'hôtel étant ouvert 24h sur 24. Il fait appel au service de gardiennage ou veilleur de nuit qui avait eu la formation en matière de gardiennage, il sécurise l'hôtel, les clients et leur bien.

Le veilleur accueille la clientèle, et veille à la sécurité des dormeurs.

III.1.5. QUALITES D’UN SYSTEME D’INFORMATION

Dans la pratique, un bon système d’information doit avoir les qualités ci-après[1] :

·     La fiabilité : le système d’information doit fournir les informations fiables, sans erreurs, autrement dit, celui-ci doit contenir moins d’erreurs possibles ;

·     La rapidité : le système d’information doit mettre à temps dans un délai court les informations ou résultats à la disposition des utilisateurs ;

·     La pertinence : il doit être à mesure de prendre en compte toutes les informations qui lui proviennent et analyser les informations parasites et informations utiles pour enfin diffuser une information nette, claire, pertinente ou encore  bien traitée avec une bonne précision.

III.2. MODELE CONCEPTUEL DE COMMUNICATION[2]

III.2.1. DEFINITION

Le Modèle conceptuel de communication est la représentation graphique des communications échangées entre les intervenants d’un même système d’information. Les concepts communicationnels sont les suivants :

a)  Acteurs externes : ce sont les acteurs qui agissent dans le système tout en étant un élément extérieur de celui-ci.

b)  Acteurs internes : ce sont les acteurs agissant dans un système faisant partie du système.

c)   Acteurs domaines : ce sont des sous-systèmes d’un système d’information.

A noter qu’un système se divise en domaine et sous-domaine :

a)  Un flux : est un passage d’objets d’un intervenant à un autre. L’objet est émis par un intervenant (l’émetteur) et reçu par un autre (le récepteur) ;

b)  Un message : est objet transmis ne contenant que des informations. Les intervenant communiquent par message ;

c)   Un modèle de communication : est un dessin représentant les flux d’information (messages) ou non informationnels échangés entre les intervenants internes de l’entreprise et les intervenants externes

III.2.2. NARRATION

Au besoin le client se présente à la réception pour formuler sa demande, celle-ci le reçoit et consulte le plan de l'hôtel pour vérifier les chambres disponibles et le tarif selon la requête du client. Si la demande est favorable, le client passe chez le facturier on lui établit la facture à deux exemplaires en suite si le client est prêt, paie sa facture à la caisse directement et ses deux exemplaires de factures seront marquées, dans le cas contraire, il paie avant de quitter l'hôtel, le réceptionniste enregistre identités du client dans le bulletin de police, le registre des clients et dans le plan de l'hôtel pour signaler l'occupation de la chambre tout en indiquant l'heure et jour d'entrée, et jour de sortie(jour de départ), on établit .À la fin de la journée, la réception établit un rapport donnant la situation globale de toutes les chambres occupées et inoccupées et sur tous les clients reçus ou partant dans la journée pour servir le rapport à l'agence de renseignement et déposer des rapports financiers à la banque(DGM, ANR, etc.)

III.2.3. MODELE CONCEPTUEL DE COMMUNICATION BRUT

Le Modèle conceptuel de communication brut est la décomposition de tous les systèmes.

 Il se présente de la manière suivante

1.   Demande de renseignement, 2.   Renseignement fourni, 3.   Présentation de la disponibilité des chambres, 4.   Chambre disponible, 5.   Présentation du tarif,

Légende :

6.     Choix effectué. 7.     Etablissement de la facture, 8.     Paiement de la facture, 9.     Présentation de la facture à la réception 10. Enregistrement ; 11. Rapport hebdomadaire.

 

III.2.4. MODELE CONCEPTUEL DE COMMUNICATION NET

Acteurs :

1)    Client (externe),

1)    Directeur général (interne)

2)    Gérant (interne),

3)    Comptable (interne),

4)    Caissier (interne)

5)    Réceptionniste (interne),

6)    Directeur général (interne),

7)    Services de renseignement (externe).

8)    Banque (externe)

III.2.5 PRESENTATION DU MCC NET

Légende :

A.    Demande de renseignement,

B.    Renseignement fourni,

C.    Présentation de la disponibilité des  chambres,

D.    Chambre disponible,

E.    Présentation du tarif,

F.    Choix

G.   Établissement de la facture,

H.    Paiement de la facture,

I.      Présentation de la facture à la réception,

J.     Enregistrement ;

K.    Rapport hebdomadaire.

L.     Rapport

III.3. MODELE CONCEPTUEL DE TRAITEMENT (MCT)

Le modèle conceptuel des traitements permet de traiter la dynamique du système d’information, c'est-à-dire les opérations qui sont réalisées en fonction d’événements et nous conduit à déterminer des processus, c'est-à-dire des unités homogènes de préoccupation (des ensembles de traitement). Ici on pose la question « Qui fait quoi ?», c'est-à-dire quel traitement effectué^[1] ?

III.3.1. IDENTIFICATION DU DOMAINE, PROCESSUS, OPERATION

ü  Domaine : Gestion Commerciale.

ü   Processus : Gestion des clients (processus est un enchainement synchronisé d'opération qui représente une unité homogène de préoccupation de

L’entreprise.)

A.    Demande de renseignement,

B.    Présentation de la disponibilité des chambres,

C.    Présentation du tarif,

D.    Établissement de la facture,

E.    Paiement de la facture,

F.    Présentation de la facture à la réception,

G.   Enregistrement ;

H.     Rapport journalier,

III.3.2. DEFINITION DES FORMALISMES EVENEMENT, OPERATION,                     RESULTAT (E.O.R)^[2]

1) Evénement : est la représentation du fait nouveau pour le système étudié ; fait est porteur d'information.

2) Opération : est la réaction du système, sous forme de traitement face à l'arrivée d'un événement ou d'un ensemble d'événement.

3) Résultat : est la représentation de la réponse codifiée du système généré par une opération.

III.3.3. PRESENTATION DU MODELE CONCEPTUEL DES TRAITEMENTS

III.3.4 MODELE CONCEPTUEL DE DONNEES (MCD)^[1]

Le Modèle Conceptuel de Données (MCD) a pour but de décrire de façon formelle les données qui seront utilisées par le système d’information. Il s’agit donc d’une représentation des données, facilement compréhensible, permettant de décrire le système d’information à l’aide des entités.

Il est un schéma conceptuel des données(SCD) qui est une représentation graphique de la structure des données dans laquelle ne figure aucune redondance, et il est aussi désigné par les termes : modèle entité-association(MEA) ou modèle entité-relation(MER), en plus au niveau conceptuel, on répond seulement à la question Quoi (que faire) ? Mais il est construit sur des dépendances fonctionnelles élémentaires et directes.

Un schéma conceptuel de données est un modèle, c'est-à-dire une représentation simplifiée de la réalité ; bâti à l'aide d'entités et d'associations ; une entité représente un objet ayant une existence propre. Elle est figuré par un rectangle et porte obligatoirement un nom, l'entité dispose d'un identifiant auquel contient généralement d'autres propriétés (une données).

III.4. DEFINITION DES CONCEPTS

ü Entité : ensemble d’informations se rapportant à un même sujet (personne, objet, etc.) ;

ü Propriété : est une information décrivant une entité ; donc elle est un élément de détail de l’entité.

ü Relation : est une association entre divers objets du modèle.

ü Cardinalité : représente pour chaque couple objet-relation, les nombres minimum et maximum d'occurrence de l'objet.

ü Cardinalité maximale : est le nombre maximum de fois qu’une entité peut participer à une relation ;

ü Cardinalité minimale : est le nombre minimum de fois qu’une entité peut participer à une relation ;

ü Identifiant : est une propriété clé, identifiable de manière claire, sans ambigüité et non redondante ;

ü Occurrence d'une propriété : est le nombre de valeurs distinctes prise par cette propriété.

ü Occurrence d'une relation : est le nombre d'objets participant dans une relation par l'occurrence.

ü Données : sont des informations stockées sur un support magnétique.

ü Dimension d'une relation : est le nombre d'objet type participant dans une relation type.

ü Dépendance fonctionnelle : est aussi appelée contrainte d'intégrité fonctionnelle ; est un cas particulier de la relation binaire, non porteuse des données et ayant des cardinalités de type (1,1-0, n) ou (1,1-1, n), l'intérêt de telle relation est qu'elle permet de simplifier de relations qui ne concordent pas

ü Dictionnaire des données : est un document où on récapitule toutes les données utiles à une application, hormis les constantes, avec leurs descriptions, leur nature et règles et contraintes qui s'y apportent la construction d'un dictionnaire des données répond globalement à cet objectif

III.4.1. PRESENTATION DU MODELE CONCEPTUEL DE DONNEES (MCD)

III.4.2. MODELE DES DOCUMENTS ET DESCRIPTION

                Pendant l’analyse informatique l’étude des documents qu’utilisent l’entreprise est très indispensable. C’est pourquoi il est demandé aux analystes programmeurs de réserver au minimum un formulaire pour l’enregistrement des documents administratifs de l’entreprise

III.4.3 RECENSEMENT DES POSTES DU TRAVAIL

- Postes internes : Réception.

- Postes externes : Client, Agence de renseignement

A. Description des postes du travail

1) Poste Internet

A. Réception : donne toute les informations nécessaires au client qui veut avoir un service au sein de l'hôtel, enregistre tous les clients et chambres ou appartements occupés ou inoccupés, enregistre toutes les identités du client dans le bulletin de police, entre en contact avec les entreprises, organisme et les ministères pour gagner la clientèle en faveur de l'hôtel.

 Postes Externes

 B. Client : formule la demande d'occupation de chambre ou appartement, c'est un poste capital sans lequel l'hôtel ne peut fonctionner.

C. Agence de renseignement : est chargé de contrôler tous les clients qui occupent les chambres ou appartements durant une période donnée au sein de l'hôtel, il reçoit un rapport journalier provenant du service de réception sur tous les clients enregistrés

III.4.4 DESCRIPTION ET MODELES DES DOCUMENTS

1.     Facture : est un document comptable mentionnant le détail et le coût des produits et prestations fournis (par une société à un client) afin d'en demander ou d'en attester le règlement

Elle comprend : L’entête de la facture comprend les écrits suivants ;

Ø  HOTEL GLOGI VIP Kisangani le... /... /2O....

Ø  commune ; MAKISO

Ø  avenue ; KITIMA n°2

Ø  KISANGANI Facture N° /GH2008/...

Ø  RDC

Ø  Mr, M^me, doit ce qui suit :

Ø  Désignations :

Ø  Séjour :

Ø  Prix unitaire et prix total :

1. Voici l’entête d’une facture figure

6. Rapport Journalier : Donne la situation générale sur tous les clients reçus dans la journée.

III.4.5 ETUDE DES MOYENS DE TRAITEMENT

Les moyens de traitement constituent l'ensemble des ressources matérielles, humaines ou financières utilisées pour gérer les informations circulant dans l'organisation.

A.    Les moyens matériels

Les moyens matériels utilisés à l’hôtel GLODI VIP sont :

1.     Papier

2.     Bic

3.     Bic Marker

4.     Crayon

5.     Gomes

6.     Latte

7.     Registre

8.     Cahier ministre

9.     Fiche

10. Étagère

11. Armoire

12. Classeur

13. Farde chemise

14. Agrafeuse

15. Agrafe

16. Chaise

17. Table

18. Perforateur

19. Tampon

20. Un ordinateur Pentium III, 500Mhz, 256 Mo RAM, 8 Go

21. Une photocopieuse canon PC780

22. Les logiciels utilisés : Microsoft office 2003 (Excel et Word)

23. Le système d'exploitation : XP Professionnel

24. Le réseau internet avec connexion sans

B .la liste de personnel

Gestionnaire(Gérant)            L2

Réceptionniste                     G3

Secrétaire                            L2

Restaurant &Barman           D6

Comptable interne             L2

C.  moyens humains

Les ressources humaines utilisées par Hôtel GLODI VIP pour le traitement de l'information sont expérimentées et qualifiées, les voici dans le tableau suivant :
Au total nous avons 9agent interne, Nous signalons que tous les personnels du présent hôtel à partir de gérant jusqu'aux gardiens ont eu une formation à leur poste respectif.

III.4.6 ETUDE DE CIRCULATION DES INFORMATIONS

A.    Schéma de circulation des informations

III.5. REGLES DE GESTION

RG1 (Recevoir) :

- Un service reçoit un ou plusieurs clients.

- Un client est reçu par un ou plusieurs services. Cardinalité : (1, n), (1, n).

RG2 (Présenter) :

- Un Service présente un ou plusieurs documents.

- Un document est présenté par un et un seul service. Cardinalité : (1, n), (1,1)

RG3 (Payer) :

Ø  Une facture est payée par un et un seul client.

Ø  Un client paye une ou plusieurs factures. Cardinalité : (1, 1), (1, n)

RG4 (Enregistrer) :

- Un client est enregistré dans un ou plusieurs documents.

-  Un  document enregistre un ou plusieurs clients. Cardinalité : (1, n), (1, n)

RG5 (Occuper) :

Ø  Une chambre est occupée par un et un seul client.

Ø  Un client occupe une et une seule chambre. Cardinalité : (1,1), (1,1)

III.5.1. RECENSEMENT ET DESCRIPTION DES OBJETS

Le recensement des objets (données d'un projet informatique), est une opération qui consiste à faire le dénombrement aux éléments fondamentaux servant de base à un raisonnement, de recherche pour réaliser ce qu'on a intentionné de faire. L’objet est définit comme une association des propriétés ; il est toute entité, tout phénomène ou toute réalité perceptible du monde réel ayant une existence propre et possédant de propriétés qui les distingue des autres objets du système. Pour la gestion des clients, voici les objets que nous avons recensés : Service, Document, Client, Facture, Chambre.

III.5.2. DESCRIPTION SEMANTIQUE DES OBJETS

N°	OBJET	NBRE OCC	DEFINITION SEMANTIQUE	PROPRIETE	IDENTIFIANT	TAILLE
1	Service	60	Est une activité professionnelle		Codserv	10
				Codserv
				Nomserv		20
				Libserv		30
						60
2	Document	60	Objet servant d'information, de preuve, de témoignage.	Codedoc	Coddoc	10
				Nomdoc		20
				Libdoc		30
						T 60
3	Client	205	Personne qui recourt à des services contre paiement.	Codecli	Codecli	10
				Nomcli		40
				Lieunaiss		20
				Datenaiss		10
				Sexecli		10

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[1] NTARWIMARA ZAWAD G, Automatisation de la gestion de stock dans un centre de transit pour enfant en rupture familiale, TFC, inédit, ISIG, 2003-204

---

[1] CT MUNDA, Cours de MERISE II, 2011 - 2012

KIKUNI J cours de MAI G3 ig 2014-2015

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[1] KUYUNSA MAYU, A., Technique de Base de données, cours inédit, G₃ Informatique de Gestion, ISP-KIS, 2013-2014, p.2.

[2] KIKUNI, J., Notes de cours de Méthodologie d’Analyse Informatique II, Cours inédit, G3 Informatique de Gestion, ISP-KIS, 2014-2015, pp.9-10.

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[1] Professeur VITAMARA IRS G2 ISP-KIS 2013-2014

[2]J. OTEMIKONGO MANDEFU, opcit.

VITAMARA, 2013, IRS, cours inédit, G2 IG, ISP/KIS

[4]BEAUCOURT, M. et Alii, Dictionnaire Usuel, Ed. Larousse, Paris, 1986

[5]Colin Ritchie, Database Principles and Design, Cengage Learning EMEA - 2008, (ISBN 9781844805402

[7] IDM

[8] Nick Dowling, Database Design And Management Using Access, Cengage Learning EMEA - 2000,(ISBN 978184480

[9]www.openclassroom.com/sgbd/typologie; consulté le 17 mars 2015 à 14h45

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